1. Doel van het Vraag- en Meldpunt

Het Vraag- en Meldpunt van Stedelijk Onderwijs is een digitaal platform waarmee volwassenen (18+) zoals ouders, voogden, medewerkers en externen ervaringen, vragen, meldingen of klachten kunnen indienen over scholen, academies of centra van Stedelijk Onderwijs, of in beroep kunnen gaan tegen een evaluatiebeslissing of een beslissing tot definitieve uitsluiting van een leerling of cursist.

Het meldpunt draagt bij aan correcte behandeling van signalen, verbetering van de dienstverlening, transparantie en dialoog, en kwaliteitsbewaking binnen het onderwijs.

Anonieme meldingen zijn niet mogelijk binnen het Vraag- en Meldpunt. Voor de opvolging van meldingen en communicatie is de verwerking van persoonsgegevens van de melder noodzakelijk. De enige uitzondering hierop zijn meldingen van agressie.

Het meldpunt is niet bedoeld voor minderjarigen, zij kunnen terecht bij hun school of academie.

2. Welke gegevens worden verzameld

Bij het indienen van een signaal worden volgende gegevens verzameld: naam en contactgegevens van de melder, relatie tot Stedelijk Onderwijs (bv. ouder, buurtbewoner, medewerker), type signaal (vraag, melding, klacht), onderwijsinstelling en onderwerp van het signaal, eventuele bijlagen of bewijsmateriaal en historiek van acties en statuswijzigingen.

De categorieën gegevens in documenten kunnen variëren afhankelijk van het onderwerp van de klacht en kunnen in sommige gevallen gevoelige gegevens bevatten.

3. Waarom worden deze gegevens verwerkt

Stedelijk Onderwijs is wettelijk verplicht om een procedure te zien voor de opvolging van klachten, de registratie van agressie en de betwisting van evaluatie- en tuchtbeslissingen. De gegevens worden verwerkt om meldingen correct te behandelen, communicatie met de melder mogelijk te maken, trends te analyseren en rapportages op te stellen en kwaliteitsverbetering binnen het onderwijs te ondersteunen.

De verwerking gebeurt conform de Europese Verordening 2016/679 (GDPR).

4. Rechtsgrond van de verwerking

Voor een klacht of melding gebeurt de verwerking op grond van het algemeen belang. Het vraag- en meldpunt ondersteunt het klantenmanagement waartoe Stedelijk Onderwijs zich in de beheersovereenkomst met de stad Antwerpen heeft verbonden. Het klantenmanagement wordt mee ingezet in functie van het permanent evalueren en verbeteren van de (klant)processen.

Voor de beroepscommissie gebeurt de verwerking op grond van een wettelijke verplichting:

• Decreet Basisonderwijs van 25 februari 1997
• Besluit van de Vlaamse Regering houdende de codificatie betreffende het Secundair Onderwijs van 17 december 2010.
• Decreet Volwassenenonderwijs van 15 juni 2007
• Decreet betreffende het deeltijds kunstonderwijs van 9 maart 2018

Voor een registratie van agressie gebeurt de verwerking op grond van een wettelijke verplichting:

• art. II.1-6, §1, 2°, b van de codex over het welzijn op het werk

De melder bepaalt zelf welke gegevens hij of zij via het vraag- en meldpunt aan Stedelijk Onderwijs bezorgt.

5. Bron van de gegevens

De persoonsgegevens worden rechtstreeks verzameld bij de melder via het online formulier.

6. Wie heeft toegang tot de gegevens

Toegang tot de gegevens is strikt beperkt:

• Centrale beheerders (2 personen): toegang tot alle meldingen
• Lokale behandelaars: alleen toegang tot meldingen van hun eigen instelling
• Vertrouwenspersonen: alleen toegang tot agressiemeldingen
• Juridische dienst: alleen toegang tot beroepsprocedures

Verwerkers met toegang onder strikte voorwaarden:

• Randstad Digital (ontwikkelaar platform)
• Level 27 (hosting)

Bevoegde medewerkers van het Stedelijk Onderwijs en beheerders op school-, academie- of organisatieniveau krijgen enkel toegang tot de gegevens van een signaal indien nodig voor de behandeling van het signaal.

Er worden geen gegevens gedeeld met derden, tenzij wettelijk verplicht of uitdrukkelijk toegestaan door de melder.

7. Doorgifte buiten de EER

Als we gebruik maken van verwerkers die gebaseerd zijn buiten de EER, zullen we via passende waarborgen zorgen voor een gelijkwaardig beschermingsniveau als binnen de EU.

8. Bewaartermijnen

Signalen worden tot 5 jaar na melding bewaard conform de wettelijke bewaartermijnen. Archivering gebeurt op een beveiligde en beperkt toegankelijke locatie. Het archief fungeert als klachtenregister en bevat een volledige historiek.

9. Rechten van de melder

Je hebt het recht op inzage tot de persoonsgegevens die je aan Stedelijk Onderwijs hebt verstrekt.

Je bent ook gerechtigd om gegevens die niet meer accuraat zijn te laten wijzigen, of gegevens die onvolledig zijn te laten aanvullen.

Daarnaast kan je ook bezwaar maken tegen een bepaalde verwerking van je persoonsgegevens of vragen om een beperking van de verwerking. In bepaalde gevallen is een verwerking van de persoonsgegevens noodzakelijk om een wettelijke bepaling na te komen. Het naleven van deze verplichtingen heeft dan voorrang op het recht op bezwaar of het recht op beperking.

Je hebt het recht om de verwijdering te verzoeken van je persoonsgegevens, bv. wanneer de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of anderszins verwerkt.

Je kan deze rechten uitoefenen door te mailen naar informatieveiligheid@so.antwerpen.be. We nemen je vraag in overweging en nemen een beslissing. We brengen je zonder onnodige vertraging en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek van de beslissing op de hoogte. Deze termijn kan indien nodig met twee maanden worden verlengd.

10. Klachtrecht

Indien je van mening bent dat je gegevens op een foutieve manier verwerkt worden, kan je klacht indienen bij de Vlaamse Toezichtcommissie.

11. Geautomatiseerde besluitvorming

Er wordt geen gebruik gemaakt van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

12. Rapportage en anonimiteit

Rapportages worden opgesteld op basis van geanonimiseerde gegevens. Er worden geen persoonsgegevens opgenomen die kunnen leiden tot heridentificatie van de melder.

13. Identiteit en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en functionaris

Verantwoordelijke voor de verwerking van de gegevens:
Directiecomité van AG Stedelijk Onderwijs Antwerpen
Frankrijklei 71-73
2000 Antwerpen
T 0800 23 019
info@so.antwerpen.be

Functionaris voor gegevensbescherming:
Joris Heirbaut
informatieveiligheid@so.antwerpen.be

Voor vragen over deze privacyverklaring of je rechten als melder, kan je contact opnemen via informatieveiligheid@so.antwerpen.be.